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月極駐車場の管理業務と問題点とは?業務を効率化する方法も紹介

月極駐車場の管理業務が煩雑でお悩みではないでしょうか?業務を行なっている管理会社のなかには、効率化を希望する会社も多く見られます。

本記事では、月極駐車場の運営方法や実際の管理業務を紹介します。各業務の問題点や業務効率化の方法についても解説しているので、ぜひ最後までご覧ください。

月極駐車場の運営方法は3種類

まずは、月極駐車場の運営方法3種類について、それぞれどのようなものか解説します。

個人経営

個人経営は、駐車場のオーナーが個人で駐車場を運営する方式です。募集を含む管理業務をすべてオーナー自身が行ないます。運営に時間や労力がかかるものの、管理を委託する際の手数料がかかりません。

ただし、利用者の募集業務がうまくいかないと収益につながりにくいのが欠点です。

管理委託方式

管理委託方式は、管理業務の一部あるはすべてをオーナーが管理会社に委託する方法です。毎月の賃貸収入や契約数に関係なく、オーナーは管理会社に一定の手数料を払う必要があります。そのため、利用者が少ないと収入に対する手数料の割合が高まる場合があります。

管理会社側はオーナーから手数料を受け取り、管理業務を行ないます。どの範囲まで業務を行なうかはオーナーとの契約次第で、手数料は業務範囲と比例して高くなることが一般的です。

一括借上げ方式

一括借上げ方式は、管理会社がオーナーから駐車場の土地を一括して借上げ、月額で決まった賃料を払う方式です。サブリース方式とも呼ばれています。管理委託方式とは異なり、駐車場の空きに関わらず毎月一定額がオーナーに支払われます。

駐車場設備のような初期投資は、管理会社によって行なわれるのが一般的です。管理会社は初期費用がかかるものの、管理委託方式よりもオーナーから受け取る手数料が高くなります。

月極駐車場の管理業務と問題点

管理会社が月極駐車場の管理業務を受託した場合、あるいは一括借上げした場合、どのような管理業務を行なうのでしょうか。ここでは具体的な業務内容や、それぞれの業務の問題点を解説します。

月極駐車場利用者の募集

まず、駐車場を新規開設する際には利用者を探す募集業務を行ないます。募集方法は、看板・チラシのポスティング・ホームページ掲載などさまざまです。

そのなかでも、インターネットを利用した利用者の募集は最も効率的な方法です。しかし、現地の募集看板などの費用が優先され、インターネット広告費はそこまでかけられないこともあるでしょう。インターネット広告を活用した集客はある程度の知識やスキル、戦略が必要であるため、費用対効果を考えて出稿を検討するのがおすすめです。

駐車場使用契約の締結・契約書の保管

月極駐車場の利用希望者が見つかったら、契約を締結します。契約締結後に契約書を保管するのも管理業務のうちの一つです。

また、解約や更新の手続きも随時発生します。解約後の空車期間が長くなると、オーナーからの信頼度が下がるため注意が必要です。

月極駐車場の賃料集金

駐車場利用者から支払われた賃料をまとめて、オーナーへ送金します。駐車場の規模が大きくなるほど入金確認業務にかかる労力は大きくなります。

また、さまざまな人が利用するため、ときには賃料の滞納が発生することがあります。その際は電話による督促や訪問徴収が必要になるなど、苦労することもあるでしょう。

保管場所使用承諾証明書の発行

月極駐車場利用者のなかには、その駐車場に関して車庫証明を取りたい方もいます。車庫証明が必要な利用者から申し出があった場合、保管場所使用承諾証明書を発行するのも管理会社の業務です。

確定申告用の資料作成・経営サポート

問い合わせ状況等の月次報告を作成し、オーナーへ送付します。毎月コンスタントに送付するのが理想ですが、管理会社によっては忙しくて対応しきれないこともあるようです。

また、賃料収入と経費をまとめた帳簿なども作成してオーナーに送付します。これらは確定申告用の資料となるため、オーナーにとっては重要な書類です。

月極駐車場の整備・清掃

現地を定期的に巡回して、ゴミ拾いや除草などを行ないます。問題が見つかった場合は、必要に応じてオーナーへ改善・改修を依頼します。定期的な整備・清掃は、利用者からのクレーム防止にも効果的です。

クレーム・トラブル対応

月極駐車場を運営するなかで、ときには駐車場利用者や現地の近隣住民からクレームが発生することもあります。この場合、クレーム対応の窓口になるのも管理会社の役割です。クレームは対応が遅れるとさらに大きな問題に発展することもありえるため、迅速な対応が必要です。

月極駐車場のオンライン管理システム導入で管理業務を最大95%削減

月極駐車場を管理するうえで必要な管理業務の内容は幅広く、業務の遂行には多くの時間がかかります。完全手動で業務をこなすにはかなりの労力が必要ですが、オンライン管理システムを導入することで業務効率化・業務削減が可能になります。

例として、約1,000台の月極駐車場を管理するケースで、月20台の入れ替え対応があると仮定します。

すべての業務を手動で行なった場合、かかる時間の目安は以下のとおりです。

  • 集客・申し込み・契約関連業務:90時間
  • 賃料集金・関連業務:31時間
  • お問い合わせ対応・その他管理業務:58時間

このケースでオンライン管理システム「アットパーキングクラウド」を導入すると、導入後の業務にかかる時間目安は以下のとおりになります。

  • 集客・申し込み・契約関連業務:4時間
  • 賃料集金・関連業務:2時間
  • お問い合わせ対応・その他管理業務:3時間

上記ケースの場合、オンライン管理システム導入により削減される業務時間は合計約170時間です。この結果から、管理業務の大幅削減に成功しているといえるでしょう。

1つの駐車場管理にかかる時間を大幅に短縮し、生まれた時間で新たに月極駐車場の管理業務を受託することも可能です。こうして管理会社の収益アップにつながるのも、オンライン管理による業務効率化のメリットです。

オンライン管理システム導入のほかに、駐車場検索サイトに空き情報を掲載するのも、募集業務を効率化する方法の一つです。例えば、駐車場検索サイトの「アットパーキング」では、月極駐車場募集情報を無料で掲載しています(紹介料は成約時に別途支払い)。

また、満車の場合に利用希望者に空車待ちを登録しておいてもらえるサービス「アキマチ」も便利です。アキマチ登録によって、解約希望者が出た場合にスムーズに次の利用者を決定でき、稼働率アップにつながります。現地にアキマチ予約ができるQRコード看板も設置できるため、空車待ちに関する問い合わせ業務が削減されるメリットもあります。

まとめ

月極駐車場の管理業務内容は多岐にわたり、それにかかる時間も膨大になりがちです。利用者とオーナーともに満足する管理を実現するには、きめ細かい対応が求められます。

しかし、忙しくて細部までなかなか手が回らないというケースもあるかもしれません。この場合は、業務時間を大幅に短縮できるオンライン管理システムの導入がおすすめです。管理会社の収益アップにもつながるため、必要に応じて検討するとよいでしょう。

月極駐車場管理業務のオンライン管理システム「アットパーキングクラウド」は、多くの方に選ばれているおすすめのシステムです。インターネット上での集客から契約、賃料収納・滞納対応など、幅広い業務に対応しています。また、面倒な報告書作成もクラウド管理画面により自動化されます。月極駐車場の管理業務効率化をご検討なら、アットパーキングクラウドの導入をご検討ください。

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